Zeiterfassung auf Projekte und Kunden – und die Stunden landen als Rechnung in bexio

Projektbasierte Zeiterfassung heisst: Jede erfasste Minute gehört zu einem Kunden und einem Projekt – nicht zu einem Tag im Kalender. In saldiaCore erfasst du Zeit direkt auf dem Ticket, an dem du arbeitest, auf der Aufgabe aus dem Projektboard oder auf dem Projekt selbst. Über diese Verknüpfung sind Firma, Kontakt und Verrechnungsprojekt automatisch gesetzt; du musst nichts nachschlagen und nichts zuordnen. Du startest einen Live-Timer, pausierst ihn beim Telefonat, setzt ihn fort und stoppst ihn – mehrere laufende Timer werden angezeigt, und ein zu lange laufender Timer erinnert dich. Wer lieber am Abend nachträgt, erfasst manuell; wer in anderen Tools arbeitet, nutzt die API; wer es im Chat sagt, lässt den KI-Assistenten den Timer starten.

Jeder Eintrag trägt zwei Entscheidungen, die später Geld bedeuten: verrechenbar oder nicht, und die Verrechnungsart – Support wird monatlich abgerechnet, Projektzeit bei Projektabschluss, Pauschal- und Abo-Zeit nur nachkalkuliert. Tags werden von Ticket, Aufgabe oder Projekt geerbt, jede Änderung landet im Änderungsprotokoll. So weiss saldiaCore in jedem Moment, welche Stunden welchem Kunden noch in Rechnung zu stellen sind.

Weil jede Zeit an Kunde und Projekt hängt, sind die Fragen, die im Alltag zählen, einen Filter entfernt: Wie viele Stunden stecken in diesem Projekt – und wie viele davon sind noch nicht verrechnet? Welcher Kunde bindet am meisten Supportzeit? Wer im Team hat diese Woche woran gearbeitet? saldiaCore filtert nach Benutzer, Firma, Kontakt, Projekt, Ticket, Datum, verrechenbar, verrechnet und Tags, zeigt Totals inklusive der unverrechneten Stunden und für Projekte eine eigene Zeitanalyse. Gespeicherte Filter und Ansichten bringen dich mit einem Klick zu deiner Standardsicht.

Für den Kunden gibt es den PDF-Tätigkeitsnachweis – je Ticket, Aufgabe oder Projekt –, für die eigene Kalkulation den CSV-Export für Excel. Dabei siehst du immer beides: die tatsächlich geleistete Zeit und die gerundete Abrechnungsdauer. Das Finanz-Cockpit teilt den Umsatz nach Support, Projekt und Abo auf, damit du weisst, womit du Geld verdienst.

Das teure Problem der Zeiterfassung steht in keinem Gesetz: die Lücke zwischen dem, was geleistet wurde, und dem, was abends im System steht. Wer zwischen Ticket, Telefon, Meeting und Projekt springt, startet nicht bei jedem Wechsel einen Timer – und trägt abends aus dem Gedächtnis nach, meist zu wenig. Der Zeitlücken-Detektor in saldiaCore gleicht deinen Arbeitstag mit den erfassten Zeiten ab: interne Termine, Google-Kalender, Raumbuchungen, Telefonate mit ihrer tatsächlichen Dauer sowie deine Ticket- und Aufgaben-Arbeit. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, kein Automatismus – angelegt wird ein Eintrag erst, wenn du ihn bestätigst. Ganztagesblöcke wie Ferien oder Messen und verpasste Anrufe werden ignoriert; ohne KI-Credits läuft eine regelbasierte Variante weiter.

Seit Oktober 2026 lassen sich Timer auch über den KI-Assistenten von saldiaCore starten, stoppen und Zeiten eintragen – per Chat oder aus anderen Tools. Zeiten schätzt die KI nie selbst; sie erfasst, was du ihr sagst. Was wir dabei an echten Arbeitstagen gelernt haben, steht im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.

saldiaCore ist kein Hardware-Terminal: Timer und Stempeluhr laufen im Browser oder als Web-App auf dem Smartphone, nicht mit Badge oder Chip an der Wand. Es ist kein Lohnprogramm: Saldo, Absenzen und Nachweise liefert saldiaCore, die Lohnabrechnung bleibt in bexio oder deiner Lohnsoftware. Und der Stundensatz ist eine Entscheidung pro Rechnungslauf, kein Tarifwerk mit Kundenpreislisten – für die meisten KMU ist genau das einfacher, für komplexe Tarifmodelle sprich mit uns.