Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Praxis – und vergessene Stunden

Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Praxis – und vergessene Stunden

Freitagabend, kurz vor Feierabend. Du öffnest den Stundenzettel und siehst: zwei Stunden erfasst. Dabei war der Tag voll. Ein Kundengespräch am Morgen, vierzig Minuten am Telefon. Drei Ticket-Antworten am Nachmittag. Dazwischen das kurze Meeting, das dann doch eine halbe Stunde dauerte.

Jetzt sitzt du da und rekonstruierst. Was du dabei tust, ist nicht erfassen – es ist schätzen. Und im Zweifel schätzt du zu tief, weil du niemandem zu viel verrechnen willst.

Dieser Beitrag behandelt beide Seiten der Zeiterfassung: was das Schweizer Arbeitsgesetz von dir verlangt, und was dich der Alltag darüber hinaus kostet.

Teil 1: Was das Gesetz verlangt

In der Schweiz ist die Dokumentation der Arbeitszeit keine Kür. Das Arbeitsgesetz und die zugehörige Verordnung verpflichten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, Arbeits- und Ruhezeiten ihrer Mitarbeitenden festzuhalten – nachvollziehbar und überprüfbar. Kontrolliert wird das durch die kantonalen Arbeitsinspektorate.

Seit 2016 gibt es dabei nicht mehr nur ein Modell, sondern drei Wege:

• Vollständige Erfassung. Der Normalfall: Beginn und Ende der Arbeit sowie die Pausen werden festgehalten.
• Vereinfachte Erfassung. Nur die tägliche Gesamtarbeitszeit wird dokumentiert, ohne Beginn und Ende im Detail. Das ist an Bedingungen geknüpft und muss betrieblich vereinbart sein.
• Verzicht auf die Erfassung. Nur für eine klar abgegrenzte Gruppe möglich – Mitarbeitende mit grosser Autonomie über ihre Arbeitszeit und einem Einkommen über einer festgelegten Schwelle. Auch hier braucht es eine Vereinbarung.

Dazu kommt die Pausenregelung, die viele im Alltag unterschätzen, weil sie sich nach der Tagesdauer staffelt: Ab einer gewissen Arbeitsdauer sind 15, 30 oder 60 Minuten Pause vorgeschrieben. Die Aufzeichnungen musst du zudem mehrere Jahre aufbewahren – sie sind nicht mit dem Monatsabschluss erledigt.

Wichtig: Das ist eine Übersicht, keine Rechtsberatung. Welches Modell für deinen Betrieb zulässig ist, welche Schwellen genau gelten und was in eurer Branche oder eurem Gesamtarbeitsvertrag zusätzlich gilt, klärst du am besten mit dem SECO, dem kantonalen Arbeitsinspektorat oder eurer Rechtsberatung.

Teil 2: Das eigentliche Problem ist nicht das Gesetz

Die meisten KMU, die wir kennen, erfüllen die Pflicht irgendwie. Excel-Tabelle, Stempeluhr, App – es läuft. Das teure Problem liegt woanders, und es steht in keinem Gesetz: die Lücke zwischen dem, was geleistet wurde, und dem, was am Abend im System steht.

Diese Lücke entsteht nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus der Art, wie Arbeit heute aussieht. Wer zwischen Ticket, Telefon, Meeting und Projekt hin und her springt, kann nicht bei jedem Wechsel einen Timer starten. Also wird abends nachgetragen – aus dem Gedächtnis.

Rechne es einmal für dich durch. Nimm an, pro Person gehen zwanzig Minuten pro Tag verloren, weil sie beim Nachtragen schlicht vergessen gehen. Das sind bei 220 Arbeitstagen rund 73 Stunden im Jahr. Bei fünf Mitarbeitenden und einem verrechenbaren Stundensatz von 140 Franken reden wir über einen fünfstelligen Betrag – Arbeit, die geleistet und bezahlt, aber nie fakturiert wurde.

Zwanzig Minuten sind dabei eher konservativ. Und die Zahl ist nur ein Rechenbeispiel, keine Studie: Setz deine eigenen Werte ein, das Ergebnis wird dich trotzdem überraschen.

Teil 3: Warum «besser dran denken» nicht funktioniert

Die übliche Antwort auf dieses Problem ist Disziplin. Erinnerungen einrichten, Timer-Kultur predigen, freitags nachfassen. Das funktioniert ein paar Wochen und schläft dann ein – weil es zusätzliche Arbeit ist, die niemand gerne macht, und weil sie genau dann anfällt, wenn man ohnehin im Stress ist.

Der Denkfehler dabei: Man behandelt die Zeiterfassung als etwas, das der Mensch beisteuern muss. Dabei weiss das System längst, was du getan hast. Dein Kalender kennt die Termine. Die Telefonanlage kennt die Anrufe und ihre Dauer. Das Ticketsystem weiss, wann du welche Antwort geschrieben hast. Diese Spuren entstehen sowieso – sie werden nur nirgends mit deinem Stundenzettel verglichen.

Teil 4: Wie saldiaCore die Lücke sichtbar macht

Genau dort setzt der Zeitlücken-Detektor in saldiaCore an. Er nimmt einen Arbeitstag, sammelt die Spuren dieses Tages und stellt sie deinen erfassten Zeiten gegenüber. Ausgewertet werden interne Termine, dein Google-Kalender, Raumbuchungen, Telefonate samt tatsächlicher Gesprächsdauer sowie deine Ticket- und Aufgaben-Arbeit.

Das Ergebnis ist ein Vorschlag, kein Automatismus: «Um 10:15 Uhr vierzig Minuten telefoniert, am Nachmittag an diesem Ticket gearbeitet – erfasst sind zwei Stunden. Fehlt da etwas?» Angelegt wird ein Eintrag erst, wenn du ihn bestätigst.

Zwei Details verraten, dass wir das an echten Arbeitstagen getestet haben:

• Ganztagesblöcke fliegen raus. Ein Kalendereintrag über acht Stunden heisst «Ferien» oder «Messe», nicht «acht Stunden verrechenbare Arbeit». Solche Blöcke ignoriert der Detektor.
• Verpasste Anrufe zählen nicht. Telefonate unter einer Minute werden übersprungen, sonst würde jeder Rückruf, den niemand angenommen hat, als Arbeitszeit vorgeschlagen.

Und wenn du keine KI nutzen willst oder das Credit-Kontingent aufgebraucht ist, läuft eine einfachere, regelbasierte Variante – die Funktion fällt nicht aus.

Was saldiaCore rundherum abdeckt

Der Detektor ist die Kür. Die Pflicht deckt saldiaCore ebenfalls ab:

• Stempeluhr mit mehreren Sessions pro Tag, inklusive Unterscheidung von Büro und Homeoffice sowie Pausen – getrennt von der projektbezogenen Zeiterfassung.
• Schweizer Pausenregeln automatisch mit 15, 30 oder 60 Minuten je nach Tagesdauer.
• Arbeitszeitnachweis mit mehrstufiger Freigabe von den Mitarbeitenden über HR bis zur Sperre, mit Fristen.
• Saldoführung: kumulierte Stunden, Soll gegen Ist, Über- und Unterstunden – und fehlende Tage, die sonst niemandem auffallen.
• Geleistet gegen gerundet: Du siehst die tatsächliche Zeit neben der gerundeten Abrechnungsdauer, mit frei wählbarer Rundung.

Der letzte Schritt ist der, um den es wirtschaftlich geht: Abrechenbare Zeit markierst du als solche und wandelst sie direkt in bexio in eine Rechnung um – gruppiert nach Aufgabe, Projekt oder Datum. Die erfasste Stunde landet also nicht in einem Report, sondern auf einer Rechnung.

Fazit

Die gesetzliche Pflicht erfüllst du mit fast jedem Werkzeug. Die interessantere Frage ist, was dir dein aktuelles Vorgehen kostet – und die beantwortest du, indem du eine Woche lang mitschreibst, was du am Abend nachträgst, und es mit deinem Kalender vergleichst.

Wenn du wissen willst, wie das mit deiner bestehenden Buchhaltung zusammenspielt: saldiaCore ergänzt deine bexio-Buchhaltung um CRM, Support, Projekte und Zeiterfassung – die Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Einen Überblick über die ganze Plattform gibt die saldiaCore-Produktseite.